人数で決める

景品を配る人数とかが少ないような場合(例えば、人数が10人以下の単人数の場合など)には、やはり、最初に人数分の予算の目安が取りやすいといった面もありますので、人数での相場を決めたりするのが、予算のあり方の基本といえます。このため、景品分の予算の決め方なども、割とスムーズに進むような感じもします。

一方、二次会の参加者人数が30名以上もの大人数という規模の単位になると、また話が異なってきたりする場合も少なくはありません。その人数分という人員の数がある分、景品そのもののパターンやバリエーションなどが、二次会本番時において参加者自身による選択も可能な催しなども急遽なされたりするような場合も考えられたりしますので、そうした事態にも対応が出来るような態勢を、幹事担当者としては採っておく必要性といったものがあります。

確かにこの場合でも、人数で景品の在り方を決めるといったような面もありますが、やはり先程も話したように、単人数規模での二次会などの場合とかとは明らかに異なります。以上のように、二次会での景品選びといったものをしていくやり方というものは、その時の人数規模を基本にして、その集まりにおいての全体的な人員の平均的な趣向を踏まえたうえで決めていくという流れが、ベストかもしれません。

予算から決める

今話したように、ネット通販などを利用して、空き時間に商品注文などを一度に、リアルタイムで人数分だけ購入フォームから注文が可能な点が、ネット通販においての大きな魅力であることは、今述べた通りです。ただ、やはり注文前にその分の予算を準備しておかなくてはならないといった点では、従来からのお金集めのやり方は変わりがありませんので、二次会の幹事担当の方としては、この事について、前もってようく理解をしておくことが、必須といえます。

幸いな事にも、現在は特に、様々な形態でのインターネット環境のあり方がかなり普及をしているような時代ですので、モバイルやPCなどの端末を利用した送金システムによる集金作業とかは、かなりやりやすいかもしれません。それでもやはり、責任は幹事担当者としては重いといえますので、お金を扱う以上はそれなりの責任を持ちながら、予算の配分や計算作業などをしていく工夫を考えていかなくてはなりません。そして、集金が終わり、集めた予算の中から景品分の経費の算出をしていく流れとなります。ただ、必ずしも集めたお金の予算のみで、必ずしも賄い切れるという確実性の保証とかはありませんので、何らかの形での幹事ならではの危険負担などがあり得ることについては、覚悟が必要かもしれません。

二次会景品の決め方

よくある、自分達で開催をし終わった催し物の打ち上げや、結婚式などの祝儀行事の後における寄合などの、いわゆる「二次会」などの宴ものなどにおいて、差し入れがなされたりする場合が多い景品類の用意のやり方に関してですが、やはり二次会景品は前もって、用意周到に準備をしておくことに越したりした事はありません。そうした面などを考えたりしてみると、あらかじめ二次会当日の前において、その種類や数量、景品候補にふさわしい商品であるか否かについての検討をしたりしておくべきといえます。

しかしながら、そのための商品を購入したりするために利用をするお店や販売業者などを選ぶ際には、景品分の数が多ければ多い程、それらの購入先の販売店や事業者へ迷惑を掛けたりするような事態も想定されますので、その点がやはり課題といえます。そこで、そのような余計な心配を回避したりしていくためにも、ネット上からリアルタイムでその場から商品購入の依頼が可能な、いわゆるECサイトなどをはじめとする「ネット通販」などの利用が、大変お勧めといえます。面倒な見積もりや予算を巡る面倒な事業者側とのやり取りなどもほとんどありませんので、時間的及びメンタル的な面などにおいても負担が少ない点が、大変ありがたいといえます。

また、通販事業者なども、最初から商品の搬送を行う運送業者を指定したりしていますので、二次会の幹事の方も運送業者を探したりする面倒もありませんので、とても安心して利用が可能です。さらに、店頭などでは見られない種類の商品を選んで、景品候補として挙げられますので、そうした決め方も可能な点が、大変魅力的です。

参照—予算や参加人数から二次会景品を購入できる通販サイト「MY ROOM」
A3特大サイズの景品パネル付きです。